ЯКОВЛЕВСКИЙ

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

Приморского края
Российской Федерации

О формировании и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные

УВАЖАЕМЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ!

23 марта 2020 года между профсоюзами, работодателями и Правительством Приморского края заключено региональное трехстороннее Соглашение о регулировании социально-трудовых отношений на 2020-2022 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по обеспечению социальной стабильности, включая снижение масштабов бедности, безработицы, обеспечению социальных гарантий работникам и предотвращению трудовых конфликтов, повышению благосостояния населения Приморского края.

Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.11. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу, созданных до 2003 года, – не менее 75 лет со дня создания; созданных начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания (статьи 17 и 221), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив (статья 23).

Состав документов, подлежащих хранению в течение 75/50 лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019№ 236 (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020, регистрационный № 57449) определен комплекс документов, которым установлен 75/50-летний срок хранения.

Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст.310-312, 402, 407, 434, 553), с 6-летним сроком хранения (ст. 295, 309, 624), может быть установлен 75/50-летний срок хранения для работников с тяжелыми,


вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75/50-летний срок хранения.

Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).

ВЫПИСКА

из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

1

2

3

4

1. Организация системы управления
1.3. Организационные основы управления

42

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

50/75 лет[1]

1.3.3. Управление и распоряжение имуществом

122

Ведомости на выплату дивидендов(доходов) по ценным бумагам и иных выплат

50/75 лет

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

182

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах,
не связанных с основной (профильной) деятельностью – 5 лет

б) распорядительных документов
по личному составу;

50/75 лет
ЭПК[2] (1)

4. Учет и отчетность
4.2. Учет оплаты труда

295

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи
и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

6 лет (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

296

Лицевые счета работников, карточки-справки
по заработной плате

50/75 лет
ЭПК

301

Договоры гражданско- правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

50/75 лет

4.3. Налогообложение

308

Расчеты по страховым взносам:

а) годовые;

50/75 лет

б) квартальные

50/75 лет

309

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

6 лет (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет

310

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет (1)

(1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей
по 2002 год включительно – 75 лет

311

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры
налогового учета) по налогу
на доходы физических лиц

5 лет (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет

312

Справка о доходах и суммах налога физического лица

5 лет (1)(2)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет

(2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства
о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим

7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности

392

Документы (заявления, докладные записки, справки, информации)
о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

5 лет (1)

(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет

7.2. Нормирование и оплата труда

400

Тарификационные списки (ведомости) работников

50/75 лет

402

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (1)

(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет

403

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда
и исчислении трудового стажа работника организации

50/75 лет

404

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы

50/75 лет

7.3. Охрана труда

407

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):

(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет

а) по месту проведения;

45 лет (1)

б) в других организациях

5 лет

413

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

50/75 лет

414

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

50/75 лет

415

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных
и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

1 год (1)(2)

(1) После закрытия наряда- допуска

(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях
на производстве – 45 лет

416

Журнал учета выдачи нарядов- допусков на производство работ
в местах действия вредных
и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

1 год (1)(2)

(1) После закрытия нарядов-допусков

(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

419

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

50/75 лет

423

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

45 лет

б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

5 лет

424

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

45 лет

425

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:

(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

а) по месту составления;

45 лет (1)

б) в других организациях

5 лет

427

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

3 года (1)

(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 лет

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

434

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:

(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении
анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения
заработной платы;

50/75 лет
ЭПК

б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основой (профильной) деятельностью;

5 лет (1)

в) о служебных проверках;

5 лет

г) о направлении в командировку работников;

5 лет (1)

д) о дисциплинарных взысканиях

3 года

435

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об
их изменении, расторжении

50/75 лет
ЭПК

437

Документы конкурсных комиссий
по замещению вакантных должностей и включению
в кадровый резерв;

а) решения конкурсных комиссий
по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;

15 лет

б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;

5 лет

в) конкурсные бюллетени

5 лет

443

Должностные регламенты (инструкции) работников

50/75 лет

444

Личные карточки работников,
в том числе государственных
и муниципальных служащих

50/75 лет
ЭПК

445

Личные дела руководителей
и работников организаций (1)

50/75 лет
ЭПК

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации

446

Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления)

50 лет

449

Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования

(1) Невостребованные работниками – 50/75 лет

450

Сведения о трудовой деятельности
и трудовом стаже работника

50/75 лет

463

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;

50/75 лет

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

50/75 лет

в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

50/75 лет

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства
и учреждения Российской Федерации, международные организации;

50/75 лет

8.2. Противодействие коррупции

467

Справки о доходах, расходах,
об имуществе и обязательствах имущественного характера

50/75 лет

8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации

489

Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов

50 лет

8.4. Награждение

502

Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных
и ведомственных наград

50/75 лет

10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
10.2. Транспортное обслуживание

553

Путевые листы

5 лет (1)

(1) При отсутствии других документов, подтверждающих вредные
и опасные условия труда – 50/75 лет

12. Социально-бытовые вопросы
12.1. Социальное страхование, социальная защита

621

Личные дела:

(1) После снятия получателя с учета

(2) При отсутствии периода, засчитываемого в трудовой стаж – 3 года

(3) После прекращения страховых выплат

б) несовершеннолетних подопечных;

75 лет

в) получателей государственных услуг, признанных безработными;

50 лет (2)

з) получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

50/75 лет

624

Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета:

(1) В электронной форме – 75 лет

а) у страхователей;

5 лет

б) в Пенсионном фонде Российской Федерации

6 лет (1)

635

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

3 года (1)

(1) Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными, опасными условиями труда – 50/75 лет

_______________________



[1]) Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).

[2]) ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия

10:40
141
|